Accompagnement Gestion Administrative et RH

🧩 Problématique

L’association se trouvait dans une situation délicate en raison de l’absence de son assistante de direction, laissant ainsi un vide important dans la gestion administrative. En l’absence d’un relais opérationnel, l’association risquait de rencontrer des difficultés de gestion aussi bien administratif que comptable. Il était essentiel d’assurer la continuité des services tout en mettant en place des solutions pérennes pour garantir une transition fluide.

Le principal défi était de gérer à la fois la reprise de toutes les tâches administratives et la réorganisation complète des dossiers, tout en préparant l’arrivée de la nouvelle assistante. L’association avait besoin non seulement d’une gestion quotidienne efficace mais également d’une optimisation des procédures pour éviter les mêmes blocages à l’avenir.

🔑 Réponse à la problématique

Ma mission, d’une durée de six mois, à raison de deux jours par semaine,

a été de prendre en charge l’ensemble des tâches effectuées par l’ancienne Assistante de Direction, permettant ainsi au Directeur de l’Association de se concentrer sur d’autres priorités.

• Auto-formation et prise en main des outils : dès le début de ma mission, je me suis auto-former rapidement aux outils spécifiques de l’association, en l’absence d’une passation formelle. Grâce à mon expertise dans divers logiciels et systèmes de gestion, j’ai pu devenir opérationnelle en très peu de temps, assurant ainsi la continuité des activités administratives sans interruption. Cette capacité à m’adapter immédiatement à un environnement nouveau a permis de pallier l’absence de l’assistante de direction avec une efficacité optimale.
• Gestion des tâches administratives et des dossiers du personnel : j’ai pris en charge l’ensemble des tâches administratives courantes : la gestion des mails et des demandes du personnel, le traitement des dossiers du personnel (absences, congés, suivi des contrats), gestion de la pré comptabilité… En m’assurant de la précision et de la réactivité dans l’exécution des tâches, j’ai non seulement maintenu le bon fonctionnement de l’association, mais j’ai aussi réduit le risque de surcharge à l’arrivée de la nouvelle assistante. .
• Réorganisation et optimisation des dossiers : un aspect majeur de ma mission a consisté à réorganiser les dossiers papiers et numériques, qui étaient devenus complexes et difficiles à gérer. J’ai mis en place des systèmes de classement optimisés, tant pour les documents physiques que numériques, ainsi que des tableaux de suivi précis, permettant un accès rapide aux informations et une meilleure traçabilité. Cette réorganisation a significativement amélioré la gestion documentaire, facilitant ainsi le travail sur le long terme.
• Mise en place de procédures optimisées pour la future assistante : afin d’assurer une prise de poste rapide et structurée pour la nouvelle assistante, j’ai réalisé des check-lists et procédures sur l’ensemble des tâches quotidiennes et récurrentes. Ces documents, basés sur mon expérience en organisation, garantissaient non seulement une transition en douceur, mais également une standardisation des processus pour plus d’efficacité à long terme.
• Formation de la nouvelle assistante : Au moment de l’arrivée de la nouvelle assistante, j’ai assuré une formation complète, couvrant non seulement les outils, mais également les meilleures pratiques de gestion administrative que j’avais mises en place. Cette formation sur mesure lui a permis d’être rapidement opérationnelle, avec une bonne maîtrise des dossiers et des outils.