Accompagnement à la gestion administrative
En tant que Consultante Administrative Indépendante, j’apporte des solutions sur mesure aux entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion administrative. Je les soutiens également dans l’accroissement temporaire de leur activité.
Récemment, j’ai collaboré avec l’organisme de formation, Alain Renault Communication, qui a rencontré un défi de taille en raison d’une forte augmentation de la demande pour ses formations.
Cette étude de cas décrit comment mon intervention a permis de gérer efficacement les aspects administratifs d’une formation découpée en six classes virtuelles, tout en libérant du temps précieux pour la Responsable Formation.
Problématique
Mon client s’est retrouvé face à une situation complexe : une formation en ligne, divisée en six classes virtuelles, destinée à près de 300 stagiaires. Avec un tel nombre de participants et des sessions réparties sur plusieurs semaines, la Responsable Formation s’est rapidement retrouvée en sous-effectif. Cette surcharge de travail l’empêchait de gérer efficacement la formation tout en s’acquittant de ses autres responsabilités. L’organisme avait donc besoin d’une aide administrative fiable et réactive pour assurer le bon déroulement de la formation sans compromettre la qualité de service.
Réponse à la problématique
Ma mission, d’une durée de cinq mois, a été de prendre en charge l’ensemble des tâches administratives liées à cette formation, permettant ainsi à la responsable formation de se concentrer sur d’autres priorités.
Préparation des classes virtuelles : Avant chaque session, j’ai géré la constitution des groupes en attribuant les formateurs selon leurs disponibilités. De plus, j’ai été en contact direct avec les stagiaires, notamment ceux qui avaient des indisponibilités, pour leur proposer des alternatives telles que d’autres dates ou l’accès aux replays. J’ai ensuite assuré la communication avec les formateurs, en leur envoyant les informations pertinentes concernant les stagiaires.
Gestion post-session : Après chaque classe virtuelle, j’ai enregistré toutes les données liées aux justificatifs de présence dans un tableau de suivi. Ce travail minutieux a permis de garder une traçabilité précise des participations. J’ai également pris soin d’envoyer les replays aux stagiaires absents pour garantir qu’ils puissent suivre la formation dans son intégralité.
Suivi et conclusion de la formation : À la fin du cycle complet de formation, j’ai établi des statistiques détaillées sur la participation et l’assiduité des stagiaires. Enfin, j’ai géré l’envoi des attestations de formation.
Compétences mobilisées
Adaptabilité
Je me suis immédiatement adaptée aux besoins de mon client, ce qui a permis d’être efficace dès le premier jour
Organisation
Grâce à mon organisation, j’ai pu gérer les différentes tâches avec efficacité.
Aisance relationnelle
Mon interaction avec les formateurs et stagiaires, a permis de maintenir un haut niveau de satisfaction.
Maîtrise Pack Office
L’utilisation avancée de la suite Office, notamment la création de Macro de publipostage a été utile pour optimiser la gestion administrative.
Suivi continu
La mise à jour rigoureuse des tableaux de suivi des présences et justificatifs a assuré un contrôle précis et fiable de la participation des stagiaires.
Le retour client...
Stéphane Robert, Directeur des Ressources Humaines :
« Professionnelle avant tout, ce fut un réel plaisir de travailler avec Jessica. Elle a su faire preuve d’une adaptation immédiate à nos pratiques professionnelles. Elle fut donc immédiatement opérationnelle avec une très grande efficacité, réactivité et adaptabilité. Je recommande donc ses services à toutes celles et ceux qui doivent faire face à un surcroît d’activité ponctuel au niveau administratif. »
Magalie Collet, Responsable Formation :
« Jessica est une valeur sûre que je recommande. Elle dispose de nombreuses compétences et dotée d’une facilité de compréhension et d’adaptation. Travail de qualité et rapidité dans l’exécution des tâches. »
Si vous souhaitez bénéficier d’un audit gratuit ou d’un rendez-vous téléphonique pour échanger sur vos pratiques administratives et/ou sur vos besoins de déléguer, prenez contact avec moi via le formulaire de contact ou en prenant directement rendez-vous sur mon agenda en ligne
